¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es lo que antes conocíamos como G suite y, traducido al español, significa espacio de trabajo de Google. Ahora, hablamos de un entorno colaborativo online que no sólo facilita la comunicación entre los miembros de un equipo sino que también favorece la conectividad entre aplicaciones y otros sistemas como Outlook.

Si te estás preguntando cómo puedes aprovechar este producto para ti o tu empresa, aquí te vamos a explicar fácilmente cómo funciona, cómo acceder, los diferentes planes y las aplicaciones a las que tendrás acceso.

¿Qué es y cómo funciona Google Workspace (antes G Suite)?

Workspace es un espacio online para organizar de una forma más eficiente las labores de tu empresa desde un mismo sitio. En este entorno puedes reunir a todo tu grupo de trabajo y tienes acceso a herramientas de productividad, almacenamiento y organización.

Por lo tanto, está enfocada en optimizar el trabajo de las empresas, aunque también puedes tener una cuenta individual si es que vas iniciando o eres un emprendedor.

¿Qué ofrece Google Workspace?

De manera general, Workspace te permite:

• Contar con direcciones de correo electrónico personalizadas con el dominio de tu empresa.

• Almacenamiento en la nube.

• Colaboraciones en tiempo real.

• Atención especializada.

• Protección de datos y dispositivos.

• Hasta 15 herramientas de productividad.

Y lo mejor está por venir, ya que este servicio cuenta con diferentes planes corporativos e individuales que se adaptan al tamaño de tu empresa y sus necesidades. Incluso, si tu ya cuentas con una dirección de correo empresarial, puedes acceder a las ventajas de Workspace.

Las herramientas de Google Workspace

Las aplicaciones a las que tienes acceso son muy variables y se pueden clasificar de acuerdo a su fin:

Herramientas de Oficina

En estas aplicaciones podrás trabajar sin conexión y hacer modificaciones en tiempo real junto con otros miembros o durante una reunión virtual.

• Google Docs: Editor de texto para crear tus documentos, tienes acceso a todo lo que incluye como formas, estilos o imágenes.

• Google Sheets: Hojas de cálculo inteligentes y compatibles con otros servicios.

• Google Slides: Para crear presentaciones con una gran variedad de temas, fuentes y animaciones que podrás presentar en cualquier lugar..

• Google Forms: Los formularios con los que puedes recopilar datos de una manera muy sencilla.

Para mejorar la Comunicación

• Gmail: con cuentas de correo electrónico con dominio personalizado y seguro.

• Chats: Para que, sin salir de tu espacio de trabajo o tener que bajar alguna aplicación externa, puedas mantenerte en contacto con todos los miembros de tu equipo.

• Google Meet: Con ella tienes acceso a reuniones por medio de videollamada desde cualquier dispositivo. Puedes crear salas, compartir pantalla, hacer presentaciones o editar documentos y tomar nota de lo más importante gracias a la conectividad entre aplicaciones.

• Currents: Es un espacio en donde los miembros de la empresa pueden compartir intereses, opiniones e información interesante relacionada con tu entorno de trabajo en un espacio a parte.

Aplicaciones de Organización

• Google Calendar: Este es un calendario donde podrás integrar a todos los miembros para agendar reuniones de equipo o con clientes y tener recordatorios; se integra fácilmente a otras aplicaciones como gmail, drive o meet y te permite migrar los datos desde otros calendarios.

• Cloud Search: Encuentra fácilmente cualquier archivo, documento o correo de tu empresa utilizando la tecnología de búsqueda de Google.

• Jamboard: Es una pizarra digital ideal para la creatividad y colaboración, ya que con ella puedes extraer imágenes o información directo de Google desde cualquier lado; hacer notas, bosquejos, borrar y anotar para que nada importante quede fuera.

• Keep: Te permite crear notas que se sincronizan con tus dispositivos, para que estén accesibles todo el tiempo. Aquí también pueden participar varias personas en su creación.

Almacenamiento

• Google Drive: Es tu espacio de almacenamiento para guardar, acceder y compartir de manera segura cualquier archivo desde todos tus dispositivos.

Programación

• Sites: Crea sitios sin saber programar para que muestres a los miembros del equipo un avance, un proyecto o un evento, optimizado para computadoras, celulares y tablets.

Planes y precios de Google Workspace

Como has podido ver, Workspace tiene mucho que ofrecer. Además, se adapta al tamaño de tu empresa y sus objetivos. 

Sin importar cuál plan contrates, todos cuentan con:

• Correo electrónico personalizado.

• Videoconferencias.

• Controles de seguridad y administración.

• Asistencia en caso de problemas técnicos y de facturación.

Los costos de los planes son por usuario, por mes. Además, cada uno varía en lo que incluye:

Google Workspace Individual

No es necesario que tengas un equipo de trabajo para beneficiarte de todo lo que ofrece Workspace, ya que también cuentan con un plan individual para aquellos que están comenzando o son emprendedores. 

En este caso, el costo es de $7.99 USD al mes y podrás optimizar tus tareas gracias a Gmail, Google Meet y el Calendario. Con estas herramientas tienes:

• Correo electrónico personalizado.

• Videollamadas de hasta 24 horas de  duración.

• Grabación de reuniones y reducción de ruido.

• Programar citas.

• Diseños personalizados para tus correos electrónicos.

Workspace Essentials

Si en tu caso ya tienes una cuenta de correo corporativo y quieres mejorar la manera de trabajar o colaborar con miembros que se encuentran en otros lugares con estas ventajas, Google Workspace Essentials te permite aprovechar las herramientas básicas de productividad y organización para ello.

Este plan tiene un costo de $8 USD al mes por usuario y te ofrece las aplicaciones de Meet, Drive, Calendar, Sheets, Docs, Slides, Keep, Formularios, Sites y Chats.

Además, es muy flexible, ya que se integra a otros sistemas. Por ejemplo, es compatible con Microsoft Office para editar documentos, tiene conectividad con calendarios con Outlook y puedes sincronizar tus archivos de Drive con otros sistemas de almacenamiento de PC o Mac.

¿Qué tiene de diferente Workspace con G-Suite?

Como te mencionamos al inicio, G-Suite pasó a ser Workspace. Por ello, más que diferencias, se podría decir que son mejoras. 

Ahora es más fácil organizar tu trabajo de una manera más sencilla:

• Tienes conectividad entre aplicaciones.

• Salas de trabajo.

• Experiencia de usuario y comunicación más sencilla.

• Todos tus archivos y miembros de tu equipo en un mismo lugar.

• Protección de tus datos, información y dispositivos.

Crear una cuenta de Google Workspace: Paso a paso

Para tener tu entorno de trabajo en Worskpace es muy sencillo y aquí te daremos el paso a paso que debes seguir para crear una cuenta de tu empresa.

1. Ingresa a este link.

2. Hacer clic en “comienza ahora”.

3. Indica el nombre de tu empresa y el número de colaboradores incluyéndote a ti y el país.

4. Introduce tus datos de contacto con nombre, apellido y un correo.

5. En este punto deberás indicar si tu empresa ya tiene un dominio o si lo requieres.

En caso de que sí, haz clic y agrega el dominio y confirma que lo quieres para configurar la cuenta

6.“Cómo ingresarás?” selecciona un nombre de usuario y una contraseña.

7. Acepta los términos y condiciones.

8. Escoje tu plan y comienza con tu prueba gratis por 14 días.

9. Completa tu información de contacto con el domicilio de tu empresa y datos de pago, no te cobrarán nada por los primeros 14 días.

Activa tu cuenta

1. La dirección con la que creas tu cuenta de Workspace quedará como administrador. Para hacer cambios, sólo ingresa con tus credenciales a admin.google.com.

2. Haz clic en “activar”, esto puede tardar hasta una hora para que Google y tu dominio se conecten.

3. Ingresa a tu cuenta de dominio como GoDaddy o Cheap Name, para verificar que eres el propietario del dominio. Esto puede llevarte unos 5 minutos. ¿Quieres conocer los mejores creadores sitios web en 2022? Te invitamos a descubirlo, aquí.

4. Para empezar a agregar otros miembros de tu empresa, sólo haz clic en “crear”.

Acceder a Google Workspace

Si no eres el administrador del dominio pero ya tienes una cuenta corporativa con Workspace, lo único que tienes que hacer es:

1. Entrar a mail.google.com.

2. Ingresar la dirección de correo electrónico.

3. Escribir tu contraseña.

Listo, ahora ya podrás estar en contacto con el resto de tu equipo de trabajo.

Como has podido ver, Worskspace (antes G Suite), no sólo se trata de un correo electrónico para empresas sino de un servicio más completo, ya que te ofrece una amplia gama de soluciones para optimizar tu trabajo. Además, crear una cuenta es muy sencillo.

Ya sea que seas un emprendedor, tengas una empresa en crecimiento, o bien, ya establecida, definitivamente Google Workspace tiene todo lo que necesitas para que mejores tu productividad.

Ahora que conoces más sobre la nueva cara de G suite, ¿cuál de sus herramientas es la que más te entusiasma probar con tu equipo? No olvides de hacernos saber tu opinión, ya que es muy importante para nosotros.

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